社内イベントや新商品発表会のドリンクを「コーヒーとソフトドリンク」以外にしたい。そう思って「ケータリング 抹茶」と調べると、ホテルのアフタヌーンティーや茶道体験ばかりが出てきて、会場に来てもらえる業者がなかなか見つからない。
この記事は、浅草六区と東京ドームシティで毎日抹茶ラテを作っているWOW!CHAが、「抹茶ケータリング」が実際にどういうサービスで、発注前に何を確認すればよいかをまとめたものです。自社の仕組みをもとに書いていますが、他社に頼む場合のチェックリストとしても使えます。
抹茶ケータリングで提供するもの
一言でいうと、会場にドリンクステーションを設置し、参加者の目の前で抹茶ラテを一杯ずつ作って渡すサービスです。
ポイントは「作り置きを配る」のではなく「その場で作る」こと。透明カップにミルクを入れ、上から抹茶を注ぐと緑と白の2層になります。この瞬間に参加者のスマートフォンが向くので、ドリンクの提供そのものがイベントの演出になります。
提供できるドリンクは、店頭メニューと同じです。プレーンの抹茶ラテに加えて、ストロベリー・ブルーベリー・マンゴーなどのフルーツ抹茶ラテ、ほうじ茶ラテ、抹茶ソーダ、ゆず抹茶ソーダなど。すべてアイスで提供します。
どんなイベントで使われているか
- 社内イベント（表彰式・キックオフ・周年パーティー）
- 新商品発表会・ローンチイベント・プレス向け内覧会
- ポップアップ・展示会ブースでの来場者向けドリンク提供
- ファンイベント・レセプション
- 採用イベント・内定者懇親会
共通しているのは「参加者に写真を撮ってもらいたい」「海外ゲストや若い参加者にも刺さるものを出したい」というニーズです。
発注前に確認すべき8項目
ここからが本題です。抹茶に限らず、ドリンクケータリングを頼むときに事前に確認しておくと当日のトラブルが減る項目を、自社の条件を例に挙げながら説明します。
1. 人数の下限と、少人数のときの料金
多くのケータリングには最低人数があります。WOW!CHAは20名から承っており、それ未満の場合は最低料金¥70,000で対応しています。少人数のレセプションでも頼めるかどうかは、最初に聞いておくべき点です。
2. 会場に必要な設備
ここで業者によって差が出ます。キッチンカーが必要なサービスは屋外の駐車スペースが要りますし、電源や水道を借りるサービスは会場側の調整が必要です。
WOW!CHAの場合、キッチンカーは使わず、電源も水道も不要です。機材一式を持ち込み、必要なのは3m×1.5mのスペースだけ。屋内でも屋外でも、オフィスのラウンジでも展示会ブースでも設置できます。
3. 高層階・搬入経路
オフィスビルの高層階や、搬入口が離れている会場では、搬入方法を確認しておきます。エレベーターと台車で搬入できる会場であれば問題ありません。階段のみの会場は事前に相談が必要です。
4. 雨天時の扱い（屋外の場合）
屋内会場は天候にかかわらず実施できます。屋外会場の場合は、雨天決行か、警報発令時はどうするかを決めておきます。WOW!CHAは、屋外会場で警報が発令された場合は日程変更で対応しています。
5. 提供スピードと行列
「60分で全員に行き渡るか」は、人数が多いイベントほど重要です。目安として、WOW!CHAでは1杯あたり約90秒で仕上げます。200名規模のイベントなら、提供時間と人員配置を事前にすり合わせておくと、行列が長くなりすぎることを防げます。
6. 牛乳・カフェインへの配慮
社員や招待客の中には、乳製品を避けたい人やカフェインを控えている人がいます。対応できる選択肢があるかを確認します。WOW!CHAでは、オーツミルクへの変更、カフェインを控えたい方にはほうじ茶ラテ、乳製品を避けたい方には抹茶ソーダ・ゆず抹茶ソーダを用意しています。
7. 食品衛生と保険
意外と確認されないのがここです。食品を提供する以上、食品衛生責任者の配置と営業許可、PL保険（生産物賠償責任保険）への加入は最低限の条件です。WOW!CHAは食品衛生責任者を配置し、東京都の営業許可を取得、PL保険と企業賠償責任保険に加入しています。発注先には必ず確認してください。
8. 申込みの期限と人数変更
申込みは開催の2週間前までが理想です。直前でも相談は可能ですが、人員と仕入れの都合で対応できない日があります。人数は7日前までに確定し、当日の増減は±10%まで無料で対応、というのがWOW!CHAのルールです。業者ごとに異なるので、見積もり時に確認しておきます。
当日の流れ
- 搬入・設置: 機材・材料を搬入し、3m×1.5mのスペースにドリンクステーションを設置します（設置に要する時間は会場条件によるため、見積もり時にお伝えします）
- 提供: 参加者の注文を受け、目の前で一杯ずつ作ります。英語での接客にも対応しているので、海外ゲストのいるレセプションでもそのまま使えます
- 撤収: カップ・ストロー・フタを含め、ゴミはすべて持ち帰ります。会場にゴミは残しません
オプションとして、当日の写真・ショート動画の撮影と編集にも対応しています。社内報やSNSで使う素材が必要な場合に。
事前に味を確かめたいとき
ケータリングの難しいところは、頼む前に味を確かめにくいことです。WOW!CHAは浅草六区ブロードウェイと東京ドームシティ ラクーアに店舗があるので、店頭でそのまま同じドリンクを飲めます。会場で出すものと同じレシピです。
支払いと請求書
法人の場合、請求書払い（月末締め・翌月末払い）に対応しています。適格請求書発行事業者です。
まとめ
抹茶ケータリングは、コーヒーやソフトドリンクの代わりになるものというより、「参加者の目の前で一杯ずつ仕上がる」場面そのものを会場に加えるサービスです。発注前に確認すべきは、人数の下限、会場の設備要件、雨天時の扱い、提供スピード、アレルギー・カフェインへの対応、衛生と保険、申込み期限と人数変更ルールの8点。これだけ押さえておけば、当日に困ることはほぼありません。
東京・神奈川・埼玉・千葉で開催予定のイベントがあれば、日程と人数だけお知らせください。1営業日以内にお見積りをお送りします。
ケータリングの詳細を見る → ケータリングのお問い合わせ →
よくある質問
抹茶ケータリングは何名から頼めますか？
WOW!CHAは20名から承っています。それ未満の場合は最低料金¥70,000で対応します。
会場に電源や水道は必要ですか？
不要です。機材一式を持ち込み、3m×1.5mのスペースがあれば屋内・屋外どちらでも設置できます。
屋外イベントで雨が降ったらどうなりますか？
屋内会場は天候にかかわらず実施します。屋外会場で警報が発令された場合は日程変更に対応します。
何日前までに申し込めばいいですか？
2週間前までのご相談が理想です。直前のご相談もお問い合わせください。人数は7日前までに確定、当日の増減は±10%まで無料です。
対応エリアはどこですか？
東京・神奈川・埼玉・千葉です。